Vinnueftirlitið skilgreinir vinnuslys á þann hátt að með því sé átt við skyndilegan, óvæntan atburð í tengslum við vinnu sem veldur áverkum, heilsutjóni eða dauða. 

Vinnueftirlitið krefst einnig að tilkynnt séu slys á borgurum sem slasast í tengslum við starfsemi eða búnað sem Vinnueftirlitið hefur eftirlit með, s.s. í skíðalyftum, rennistigum o.fl.

Vinnuveitanda ber að tilkynna um öll slys þar sem starfsmaður deyr eða verður óvinnufær í a.m.k. einn dag auk dagsins sem slysið varð.  

Til þess að vinnuveitandi geti sinnt tilkynningarskyldu sinni verður hann að hafa upplýsingar um slysaatburðinn og alvarleika hans. Sú skylda hvílir því á starfsmanni að láta yfirmenn sína og samstarfsfólk vita um slys sem á sér stað, sbr. dóm Hæstaréttar 26. janúar 2012 (298/2011).

Slys, þar sem líkur eru á að starfsmaður hafi orðið fyrir langvinnu eða varanlegu heilsutjóni, skal tilkynna Vinnueftirlitinu eigi síðar en innan sólarhrings svo að vettvangsrannsókn geti farið fram. Slysin skulu auk þess tilkynnt Vinnueftirlitinu skriflega innan viku á sérstöku eyðublaði. Óheimilt er að breyta aðstæðum á slysstað umfram það sem nauðsynlegt er vegna björgunaraðgerða áður en vettvangskönnun hefur farið fram. 

Vinnuslys skal jafnframt tilkynna skriflega til Sjúkratrygginga Íslands þegar það ber að höndum og ætla má að það sé bótaskylt, þó eigi síðar en innan árs frá því að það verður.   

Í einhverjum tilvikum byggja upplýsingar um vinnuslys eingöngu á frásögn starfsmanns. Er þá rétt í tilkynningu að tilgreina að um sé að ræða frásögn starfsmanns sem atvinnurekandi hafi að svo stöddu ekki getað staðfest.

Tilkynningarfrestur til tryggingafélags vegna slysatrygginga kjarasamninga er eitt ár frá því að sá sem á rétt til bóta fékk vitneskju um tjónsatburð.

Vanræki vinnuveitandi tilkynningaskyldu getur það haft í för með sér:

• refsiábyrgð (sekt)
• sönnunarörðugleika í skaðabótamáli

Hljóti starfsmaður tímabundna og/eða varanlega örorku vegna vinnuslyss getur komið upp sú staða, verði hann fyrir fjárhagstjóni, að hann krefji vinnuveitanda um greiðslu tjónsins. Grundvöllur skaðabótakröfu byggist fyrst og fremst á hugsanlegri sök vinnuveitanda eða starfsmanns hans, t.d. að tæki hafi ekki uppfyllt öryggisreglur. Hafi vinnuveitandi tilkynnt vinnuslysið strax til Vinnueftirlitsins, sem komið hefur á staðinn og metið aðstæður og skoðað tæki, er hann í mun betri aðstöðu til að sanna að aðbúnaður á vinnustað hafi verið í samræmi við gildandi reglur.  

Vanræsksla á tilkynningarskyldu slysi getur leitt til þess að sönnunarbyrði yrði lögð á vinnuveitanda um ástæður og atvik kringum vinnuslys í skaðabótamáli.

Dómur Hæstaréttar 22. maí 2003 (20/2003). Vinnuveitandi var látinn bera hallan af því að vettvangur, þar sem starfsmaður rann til í slorbleytu og ökklabrotnaði, væri ekki rannsakaður þar sem ekki var tilkynnt um slysið til Vinnueftirlits ríkisins í tæka tíð. Starfsmaðurinn var þó látinn bera 1/3 hluta tjón síns þar sem hann hafði ekki gengið eins gætilega um gólf og ástæða var til. 

Dómur Hæstaréttar 23. janúar 2003 (309/2002). Íslenska ríkið sem vinnuveitandi var látið bera hallan af því að hafa ekki tilkynnt slys til Vinnueftirlits ríkisins, er hjúkrunarfræðingur Landspítalans varð fyrir þegar hann hrasaði um skammel í miðri aðgerð, fyrr en alllöngu eftir slysið og því naut engra samtímaganga við í málinu. Vanræksla á tilkynningu leiddi til þess að rannsókn þegar í kjölfar slyssins fór ekki fram en hún hefði verið til þess fallin að varpa skýrari ljósi á aðstæður og afstöðu starfsfélaga viðkomandi starfsmanns og taka á þeim vafa sem við blasti í málinu. Að mati Hæstaréttar var því óhjákvæmilegt að leggja til grundvallar dómi, að um aðgæsluleysi einhverns eða einhverra starfsfélaga viðkomandi starfsmanns hefði verið að ræða sem íslenska ríkið bæri ábyrgð á sem vinnuveitandi.

Um tilkynningu atvinnusjúkdóma gildir reglugerð nr. 540/2011, um tilkynningu og skráningu atvinnusjúkdóma. Reglugerðin fjallar um skyldu atvinnurekenda til að skrá atvinnusjúkdóma og atvinnutengda sjúkdóma sem og skyldu lækna til að tilkynna um slíka sjúkdóma til Vinnueftirlits ríkisins. Þær skráningar og tilkynningar eru óháðar því hvort atvinnusjúkdómar eða atvinnutengdir sjúkdómar teljast leiða til bótaskyldu vinnuveitanda eða annarra aðila samkvæmt almennum reglum þar um.  

Hugtökin atvinnusjúkdómur og atvinnutengdur sjúkdómur hafa eftirfarandi merkingu:

1. Atvinnusjúkdómur: Sjúkdómur sem orsakast af vinnu eða aðstæðum í starfsumhverfi.
2. Atvinnutengdur sjúkdómur: Sjúkdómur eða sjúkdómsástand sem kemur fram, versnar eða ágerist vegna vinnu eða aðstæðna í starfsumhverfi en telst þó ekki orsakast beint af vinnu eða aðstæðum í starfsumhverfi.

Tilkynningarskylda lækna á atvinnusjúkdómi eða atvinnutengdum sjúkdómi
Greining og tilkynning á atvinnusjúkdómi hvílir fyrst og fremst á læknum. Læknir sem kemst að því eða fær grun um að starfsmaður eða hópur starfsmanna hafi atvinnusjúkdóm, atvinnu-tengdan sjúkdóm eða hafi orðið fyrir skaðlegum áhrifum vegna starfa sinna, skal án ástæðulausrar tafar tilkynna það til Vinnueftirlits ríkisins. Tilkynningarskyldan tekur til allra lækna, þ.m.t. tannlækna, án tillits til þess hvort þeir starfa innan heilsugæslu, á sjúkrahúsi eða eru sjálfstætt starfandi. Tilkynninguna skal læknir senda rafrænt eða í pósti til Vinnueftirlits ríkisins.