Allar launagreiðslur
Orlofslaun reiknast samkvæmt orlofslögum af heildarlaunum hvort sem laun eru greidd í peningum eða öðrum verðmætum.

Orlofslaun reiknast þannig af öllum launum hvort sem um er að ræða föst laun, álög, yfirvinnu, akkorð eða aðrar óreglulegar greiðslur sem teljast til launaliða, svo fremi að ekki sé sérstaklega tekið fram í kjara- eða ráðningarsamningi að orlof sé innifalið í greiðslu. Í kjarasamningum eru t.d. ákvæði um að orlof sé innifalið í desember- og orlofsuppbót. Samkvæmt 5.mgr. 7. gr. orlofslaga reiknast orlof ekki af orlofslaunum.  

Föst laun greidd allt árið
Hjá mánaðarkaupsfólki er orlof gjarnan greitt með þeim hætti að starfsmenn halda föstum launum í orlofi. Með því hefur orlof af föstum launum verið að fullu greitt. Ef fastar yfirvinnugreiðslur eða kaupaukar eru greiddar alla 12 mánuði ársins, einnig í orlofi starfsmanns, þá telst það einnig vera fullnaðargreiðsla orlofs af þeim greiðslum. 

Orlof af fastri yfirvinnu
Dæmi eru um að ágreiningur hafi komið upp um orlof af fastri yfirvinnu, jafnvel þótt starfsmaður hafi fengið fasta yfirvinnu greidda í orlofi, sbr. dóma Hæstaréttar í málum nr. 473/1999 og 618/2006. Þótt dómar þessir fjalli um sérstök atvik og hafa takmarkað fordæmisgildi á almennum vinnumarkaði þá hafa vinnuveitendur brugðist við þeim og tekið af allan vafa í ráðningarsamningum. Er þá sérstaklega tilgreint að föst yfirvinna sé greidd 12 mánuði ársins og orlof greiðist þar af leiðandi ekki til viðbótar.  

Einhliða greiðslur vinnuveitanda
Ef greiðslur eru ekki hluti umsaminna launa skv. ráðningarsamningi og ákveðnar einhliða af vinnuveitanda þá teljast þær ekki til launa í skilningi orlofslaga. Kemur þá orlof ekki til viðbótar greiðslum, sbr. dóm Hæstaréttar í máli nr. 401/2010. Til að taka af allan vafa er rétt að taka fram, þegar greiðslur sem þessar eru inntar af hendi, að þær innifeli orlof.

Hlunnindi
Viss hlunnindi teljast ekki til launa í þessu sambandi, t.d. fæði og húsaskjól í vinnubúðum, svo sem við virkjanir og aðrar verklegar framkvæmdir.  

Kostnaðarliðir
Orlofslaun reiknast ekki af kostnaðarliðum, svo sem ferðakostnaði, verkfæra- eða fatapeningum.  

Orlof reiknast ekki af orlofslaunum
Orlof reiknast ekki af orlofslaunum skv. 7. gr. orlofslaga. Ef launagreiðandi, t.d. við starfslok, reiknar orlofsrétt af launum orlofsársins, á ekki að reikna þau jafnframt af þeim orlofslaunum sem starfsmaður hefur fengið í fríinu.

Gera verður skýran greinarmun á innvinnslu orlofsdaga annars vegar og orlofslauna hins vegar.

Launamenn vinna sér inn rétt til orlofsdaga (frídaga). Innvinnslutímabilið er frá 1. maí til 30. apríl, sbr. 3. gr. orlofslaga.

Lágmarksorlof skal vera 2 dagar fyrir hvern mánuð í starfi. Lágmarksorlof er því 24 dagar miðað við starf á öllu orlofsárinu.

Hálfur mánuður eða meira í vinnu reiknast sem heill mánuður, en skemmri tími telst ekki með.

Lengd orlofsins fer eftir starfstíma á orlofsárinu óháð vinnuveitanda. Starfsmaður sem unnið hefur fullt orlofsár hjá einum vinnuveitanda en ræður sig til nýs vinnuveitanda 1. maí á rétt á fullu orlofi hjá nýja vinnuveitandanum. Hann fær hins vegar engar greiðslur í því orlofi frá nýja vinnuveitandanum. Orlofslaunin eru greidd af fyrri vinnuveitanda.

Starfsmenn vinna sér ekki inn orlofsrétt í launalausum leyfum. Fæðingarorlof telst þó til starfstíma, sbr. 14. gr. laga nr. 144/2020 um fæðingar- og foreldaorlof, þ.e. vegna ávinnslu orlofsdaga. Orlofslaun reiknast hins vegar ekki í fæðingarorlofi.

Orlofsrétturinn sem starfsmenn ávinna sér á orlofsárinu kemur til úttektar og greiðslu á næsta orlofsári þar á eftir.

Samsvarandi reglur gilda um starfsmenn sem eiga ríkari orlofsrétt. Ef starfsmaður hefur t.d. 27 daga orlofsrétt þá svarar það til 2,25 daga á mánuði (27/12).

Eins og ráða má af framansögðu verður að gera skýran greinarmun á ávinnslu orlofsdaga og orlofslauna. Samkvæmt kjarasamningum eiga starfsmenn rétt á auknu orlofi, 25 – 30 dögum, eftir tiltekinn starfstíma. Almennt er miðað við að hafi starfsmaður náð tilskildum starfsaldri fyrir upphaf nýs orlofsárs þá eigi hann rétt á auknu orlofi strax á nýju orlofsári. Þessir aukadagar kunna hins vegar að vera að mestu ólaunaðir enda hækka orlofslaun starfsmannsins fyrst þegar hann nær tilskildum starfsaldri.

Dæmi: Verkamaður nær 10 ára starfsaldri hjá vinnuveitanda 1. apríl og orlofsréttur hans fer úr 25 dögum í 30 daga. Orlofslaun hans hækka í 13,04% frá og með þeim mánaðamótum. Hann á rétt á 30 dögum á komandi orlofsári en þessir 5 aukadagar eru að að mestu ólaunaðir enda voru orlofslaun hans 10,64% fyrstu 11 mánuði liðins orlofsárs en 13,04% einungis í einn mánuð.

Þegar orlofslaun eru greidd inn á orlofsreikninga eða orlofstímum safnað skapast sjaldnast vandamál eða misskilningur. Þá er tiltekin fjárhæð greidd út eða starfsmaður á tiltekinn tímafjölda til úttektar. Hann getur óskað eftir að taka ólaunaða orlofsdaga í samræmi við aukinn orlofsrétt.  

Hins vegar þarf aðgát þegar orlofslaun eru ekki reiknuð yfir orlofsárið og starfsmaður heldur launum í tiltekinn fjölda orlofsdaga eins og algengt er hjá skrifstofufólki og sérfræðingum. Þá halda starfsmenn almennt launuðu orlofi næsta orlofsár eftir að þeir ná tilskildum starfsaldri. Einnig þarf að tryggja að ávinnsla orlofsdaga og orlofslauna fari saman. Nánar er fjallað um það hér neðar.

Starfsmenn eiga rétt á orlofslaunum. Innvinnslutímabilið er frá 1. maí til 30. apríl, sbr. 3. gr. orlofslaga.

Orlofsprósentan
Lágmarksorlof er 10,17% en það svarar til 24 daga orlofsréttar. Orlofsprósentan endurspeglar fjölda orlofsdaga og er hlutfallið á milli heildarfjölda virkra daga á ári, 260 (5 x 52) og fjölda daga á ári sem starfsmaður er í starfi fyrir utan orlof:

24 daga orlof – orlofslaun 10,17% (260 / 236)
25 daga orlof – orlofslaun 10,64% (260 / 235)
26 daga orlof – orlofslaun 11,11% (260 / 234)
27 daga orlof – orlofslaun 11,57% (260 / 233)
28 daga orlof – orlofslaun 12,07% (260 / 232)
29 daga orlof – orlofslaun 12,55% (260 / 231)
30 daga orlof – orlofslaun 13,04% (260 / 230)

Starfsmaður með 25 daga orlof þarf þ.a.l. einungis að vera í starfi 235 daga á ári til að halda launum í 260 daga. Orlofsprósentan tryggir það.

Þegar orlofslaun eru greidd inn á sérstakan orlofsreikning starfsmanns eða orlof umreiknað í orlofsstundir á grundvelli orlofsréttar / orlofsprósentu þá er tryggt að orlofslaunin skila sér til starfsmanns næsta orlofsár.

Hins vegar þarf aðgát þegar orlofslaun eru ekki reiknuð yfir orlofsárið og starfsmaður heldur launum í tiltekinn fjölda orlofsdaga. Sjá nánar umfjöllun hér neðar.

Orlofslögin bjóða upp á þrjár leiðir við útreikning og greiðslu orlofslauna.

Meginregla orlofslaga, sbr. 2. og 3. mgr. 7. gr. laganna, er að orlof sé umreiknað yfir í orlofsstundir (dagvinnutímaígildi) og greitt út við orlofstöku á því tímakaupi sem þá gildir.

Lögin heimila frávik frá þessari reglu, annars vegar að mánaðarkaupsmenn haldi launum sínum þegar þeir eru í orlofi og hins vegar að orlofslaun séu greidd inn á sérstaka orlofsreikninga.

Í framkvæmd er algengt að þessum leiðum sé blandað saman, þ.e. starfsmenn haldi föstum launum sínum í orlofi en orlof af breytilegum greiðslum sé greitt inn á orlofsreikning starfsmanns.

Hér neðar er gerð nánar grein fyrir þessum leiðum.

Ef orlof er umreiknað yfir í orlofsstundir / dagvinnutímaígildi, sbr. 2. og. 3. mgr. orlofslaga, gildir eftirfarandi:

• Reikna þarf orlofslaun við hverja launaútborgun
• Orlofslaun (orlofsprósenta starfsmanns) eru reiknuð af heildarlaunum. Deilt er með dagvinnutímakaupi starfsmanns upp í útreiknuð orlofslaun og þannig fundið út hverju þau svara í dagvinnutímum (dagvinnutímaígildi)
• Áunnir orlofstímar eiga að koma fram á launaseðli, bæði vegna hvers greiðslutímabils sem og uppsafnað á orlofsárinu
• Orlof reiknast ekki að orlofslaunum
• Við greiðslu orlofslauna eru uppsafnaðir orlofstímar greiddir á því tímakaupi sem þá gildir.

Með þessum hætti eru orlofslaunin kauptryggð og reiknast því ekki vextir af þeim.

Dæmi:
Mánaðarlaun verkamanns eru kr. 272.075 og dagvinnutímakaup því 1.569,69 (272.075 / 173,33). Hann vinnur einnig yfirvinnu og heildarlaun hans eru kr. 320.000. Ef hann á lágmarksorlof er orlofsprósentan 10,17%. Orlofslaunin eru því kr. 32.544 (320.000 x 0,1017).

Nú er deilt með dagvinnutímakaupi hans upp í orlofslaunin og gefur það 20,73 dagvinnutímaígildi fyrir launatímabilið (32.544 / 1.569,69).  

Þessa tíma (20,73) skal skrá sérstaklega á launaseðil ásamt uppsöfnuðum á viðkomandi greiðslutímabili.

Þegar orlofslaunin koma til greiðslu fær starfsmaður þau greidd sem margfeldi uppsafnaðra tíma og dagvinnutímakaups, eins og það er fyrsta dag orlofs hans.  

Við gefum okkur að starfsmaðurinn hér að ofan hafi áunnið sér 225 orlofstíma eða dagvinnutímaígildi á síðasta orlofsári. Þegar hann fer í fríið sitt er tímakaup hans komið upp í kr. 1.616,78 (3% hækkun). Heildarorlofslaun hans eru því kr. 363.776 (1.616,78 x 225).

Þegar orlof er greitt af launum starfsmanns inn á sérstakan orlofsreikning þá er annað hvort greitt af öllum launum starfsmanns inn á reikning eða einungis af breytilegum greiðslum, s.s. tilfallandi yfirvinnu og vaktaálagi.

Gildir þá eftirfarandi:

• Einungis er heimilt er greiða orlofslaun inn á sérstaka orlofsreikninga í bönkum og sparisjóðum
• Koma skal fram á launaseðli við hverja launaútborgun hver orlofslaun eru sem og uppsafnað á orlofsárinu
• Orlofslaunin eru meðhöndluð eins og hver önnur laun m.t.t. staðgreiðslu launa og launatengdra gjalda
• Fram skal koma á launaseðli að orlofslaun hafi verið greidd inn á orlofsreikning

Þegar orlofslaun hafa verið greidd inn á orlofsreikning hefur orlof verið að fullu greitt af hálfu vinnuveitanda. Orlofslaunin taka ávöxtun á orlofsreikningi og eru því ekki kauptryggð, ólíkt því þegar orlofstímum er safnað upp.

Þegar starfsmenn eru á mánaðarlaunum er algengt að þeir haldi launum sínum í fríinu. Á það sérstaklega við um skrifstofufólk og sérfræðinga. Þá eru orlofslaun ekki reiknuð við hverja launaútborgun.

Orlofslaun
Þegar starfsmaður hefur unnið allt liðið orlofsár skapast engin vandamál við uppgjör orlofslauna. Starfsmaður heldur einfaldlega mánaðarlaunum sínum þegar hann er í orlofi.

Misræmi getur hins vegar skapast milli ávinnslu orlofsdaga skv. orlofslögum og orlofslauna þegar starfsmaður hefur einungis unnið hluta orlofsársins. Sú staða getur komið upp næsta orlofsár eftir að starfsmaður hefur störf, ef starfsmaður hefur tekið launalaust leyfi á liðnu orlofsári og við starfslok.

Þótt regla orlofslaga um ávinnslu orlofsdaga gildir í grunninn einnig um mánaðarkaupsmenn, þ.e. 2 orlofsdagar fyrir hvern mánuð í starfi m.v. 24 daga orlofsrétt, þá þarf að útfæra hana á réttan hátt svo mánaðarkaupsmaður fái orlofslaun sín að fullu greidd.

Við útreikning orlofslauna þarf að hafa í huga að starfsmaður þarf ekki að vinna alla 12 mánuði ársins til að eiga rétt á fullu orlofi. Útreikningur orlofs miðast við að starfsmaður ávinni sér fullt orlof þótt hann sé fjarverandi á orlofsárinu sem nemur orlofsrétti hans.

Þetta má skýra með samanburði á tveimur dæmum:

Dæmi 1:
Starfsmaður á 24 daga orlof. Hann ræður sig til nýs vinnuveitanda 1. maí og tekur fullt orlof (launalaust) á því orlofsári eða sem nemur 1,1 mánuði (24/21,67). Hann þarf því einungis að vinna 10,9 mánuði hjá nýjum vinnuveitanda til að eiga rétt á 24 greiddum orlofsdögum á næsta orlofsári.

Dæmi 2:
Starfsmaður á 24 daga orlof. Hann ræður sig til nýs vinnuveitanda 1. september og tekur ekkert orlof hjá nýja vinnuveitandanum á því orlofsári. Hann vinnur því 8 mánuði á orlofsárinu af þeim 10,9 sem hann hefði þurft að vinna til að fá fullt orlof. Hann á því rétt á 73% af fullu orlofi (8 / 10,9) eða 17,6 greidda daga á næsta orlofsári (24 x 73%).

Eins og sjá má á þessum dæmum verður að taka tillit til þess hversu margir launamánuðir eru hjá starfsmanni á liðnu orlofsári (mánuðir fyrir utan orlof).

Taflan hér að neðan sýnir hversu marga mánuði starfsmaður þarf að vinna á orlofsári til að eiga rétt að fullu orlofi:

Ef starfsmaður vinnur umfram það sem þarf til, vinnur t.d. alla 12 mánuði liðins orlofsárs, þá skapar það honum ekki rétt til viðbótarorlofs umfram kjarasamninga.  

Starfslok
Þegar starfsmaður hættir störfum eru áunnin orlofslaun hans reiknuð út frá þeim dögum sem enn voru óteknir frá síðasta orlofsári og áunnum orlofsdögum frá byrjun nýs orlofsárs.  

Við  útreikning á orlofi er miðað við meðalfjölda virkra daga í mánuði sem eru 21,67 (260 virkir dagar (5 x 52) á 12 mánuðum).

Dæmi:
Mánaðarlaun starfsmanns eru kr. 300.000. Laun hans á dag eru því kr. 13.844 (300.000 / 21,67). Fjöldi ótekinna orlofsdaga er margfaldaður með daglaunum.  

Starfslok - uppgjör yfirstandandi orlofsára
Við uppgjör á orlofi vegna yfirstandandi orlofsárs þarf að gæta að sömu sjónarmiðum og á fyrsta starfsári, þ.e. hversu margir launamánuðir eru á tímabilinu fyrir utan orlof. Má þá styðjast við töfluna hér að ofan.

Dæmi 1:
Starfsmaður á 24 daga orlof. Hann lætur af störfum 31. júlí og tók á tímabilinu 1. maí til 31. júlí ekkert orlof. Hann vann því þrjá mánuði af þeim 10,9 sem þarf að vinna fyrir fullt orlof. Orlofsdagar vegna þessa tímabils eru því 6,6 (3 / 10,9 x 24) og er sá dagafjöldi margfaldaður með daglaunum hans við orlofsuppgjör.

Dæmi 2:
Starfsmaður á 24 daga orlof. Hann lætur af störfum 31. júlí og tók á tímabilinu 1. maí til 31. júlí 5 vikna orlof. Hann vann því 1,85 mánuði af þeim 10,9 sem þarf að vinna fyrir fullt orlof. Orlofsdagar vegna þessa tímabils eru því 4 (1,85 / 10,9 x 24) og er sá dagafjöldi margfaldaður með daglaunum hans við orlofsuppgjör.

Erfitt getur verið að útskýra þessa leið við lokauppgjör launa og má því fara þá einföldu leið að reikna orlofslaun af þeim launum sem starfsmaður hefur fengið greidd frá 1. maí á yfirstandandi orlofsári án orlofslauna.

Dæmi 1:
Starfsmaður á 24 daga orlof og mánaðarlaun hans eru kr. 300.000. Hann lætur af störfum 31. júlí og tók á tímabilinu 1. maí til 31. júlí ekkert orlof. Laun hans á tímabilinu voru því kr. 900.000 og 10,17% orlofslaun af þeirri fjárhæð kr. 91.530 (samsvarar 6,6 daglaunum).

Dæmi 2:
Starfsmaður á 24 daga orlof. Hann lætur af störfum 31. júlí og tók á tímabilinu 1. maí til 31. júlí 5 vikna orlof. Laun hans í orlofi voru kr. 346.100 (daglaun kr. 13.844 x 25 orlofsdagar) og laun hans án orlofs því kr. 553.900 (900.000 – 346.100). Orlofslaun af þeirri fjárhæð eru kr. 56.332 (samsvarar 4 daglaunum).

Breyting á starfshlutfalli milli orlofsára
Ef breyting hefur orðið á starfshlutfalli starfsmanns milli orlofsára, með tilsvarandi launabreytingum, verður að taka tillit til þess við greiðslu orlofslauna. Hafi starfsmaður t.d. verið í hlutastarfi á liðnu orlofsári og fer í fullt starf í upphafi nýs orlofsárs þá miðast orlofslaun hans við orlofstöku á nýju orlofsári við launin í hlutastarfinu.

Orlofslaun af breytilegum greiðslum
Ef starfsmaður hefur t.d. unnið tilfallandi yfirvinnu á orlofsárinu eru orlofslaun af þeirri vinnu að öllu jöfnu greidd inn á orlofsreikning viðkomandi starfsmanns. Ef einungis er um óverulegar fjárhæðir að ræða getur verið einfaldast að greiða orlofslaun af yfirvinnu samhliða launagreiðslum.