Skipulagning sumarorlofs þarf að hefjast það tímanlega að lokið sé könnun á vilja starfsmanna meira en mánuði fyrir upphaf orlofstöku þannig að hægt sé að skipuleggja orlof starfsmanna og tilkynna orlofstöku með tilskildum fyrirvara.

Orlofstímabilið hefst almennt 2. maí, sbr. 4. gr. orlofslaga. Fyrir lok mars þarf því að lýsa eftir óskum starfsmanna, sem verða að liggja fyrir um mánaðamót mars/apríl, til þess að hægt sé að úthluta fyrsta hópnum orlofi í maí.

Vinnuveitandi þarf að tilkynna starfsmönnum úthlutun orlofs með a.m.k. mánaðar fyrirvara.  

Tímaáætlun til viðmiðunar:
Mars:           Leitað eftir óskum starfsmanna.

Apríl:           Orlofstaka starfsmanna skipulögð.

Apríl:           Starfsmönnum tilkynnt um úthlutun sumarorlofs.

Það er undir starfsmanni komið að senda vinnuveitanda óskir sínar um orlofstöku. Oft á tíðum telja starfsmenn sig ekki geta gefið upp óskir sínar um orlofstöku strax í mars / apríl en það þýðir jafnframt að síðbúnar óskir geta þurft að víkja.

Samkvæmt 5. gr. orlofslaga skal vinnuveitandi ákveða í samráði við starfsmenn hvenær orlof er veitt. Hann skal verða við óskum þeirra um orlofstíma að svo miklu leyti sem unnt er vegna starfseminnar. Að lokinni könnun á vilja starfsmannsins skal hann tilkynna eins fljótt og unnt er og í síðasta lagi mánuði fyrir byrjun orlofs hvenær orlof skuli hefjast, nema sérstakar ástæður hamli.  

Hvað felst í samráði?
Í kröfunni um samráð felst að vinnuveitandi á að kanna hverjar séu óskir starfsmanna um orlofstöku áður en ákvörðun er tekin. Með því skal tryggt að sem best sátt sé um það hvenær starfsmenn fari í orlof. Það þýðir hins vegar ekki að samkomulag þurfi að nást.  

Samráðshugtakið felur í sér að sú skylda er lögð á vinnuveitandann að kynna viðkomandi fyrirætlanir sínar varðandi orlofstökuna, rökstyðja áformin og gefa þeim þar með kost á að koma sjónarmiðum sínum á framfæri áður en endanleg ákvörðun er tekin af hálfu vinnuveitandans, sbr. dómur Félagsdóms nr. 7/1991.  

Endanleg ákvörðun vinnuveitandans
Það er ákvörðun vinnuveitandans hvenær orlof er veitt. Að höfðu samráði við starfsmann metur hann hverju sinni hvort hægt sé að veita starfsmanni orlof á þeim tíma sem hann óskar.

Starfsmaður sendur í orlof
Setji starfsmaður ekki fram neinar óskir um orlof eða vill fresta því getur vinnuveitandinn engu að síður sent hann í orlof. Skilyrði er þó að hann hafi áður fullnægt samráðsskyldu sinni, sbr. hér að framan, og að ákvörðun sé tilkynnt með a.m.k. mánaðar fyrirvara.

Sumarorlofstímabil
Samkvæmt orlofslögum og kjarasamningum skal veita sumarorlof á tímabilinu 2. maí til 15. september. Í aðalkjarasamningum SGS / Eflingar er tímabilið þó frá 2. maí til 30. september og í kjarasamningi Grafíu frá 1. júní til 30. september.  

Vinnuveitanda ber þar af leiðandi að skipuleggja sumarfrístöku starfsmanna á því tímabili sem kjarasamningar greina.

Veita skal 20 daga að sumri. Orlof umfram það getur vinnuveitandi ákveðið að tekið skuli að vetri án þess að til lengingar komi á orlofi. Starfsmenn eiga ekki rétt á að taka allt sitt frí að sumri.

Vetrarorlof
Flestir starfsmenn eiga 24 - 30 daga orlof, þ.e. 4 - 10 daga umfram sumarorlof. Dagar þessir eru m.a. nýttir í kring um jól og páska og vegna vetrarfría og starfsdaga í skólum. 

Algengt er að starfsmenn kjósi að taka færri en 20 orlofsdaga að sumri til að eiga fleiri frídaga að vetri. Þeir fá enga lengingu kjósi þeir að haga sínu orlofi með þeim hætti. 

Einungis kemur til lengingar orlofs ef starfsmaður að ósk vinnuveitanda fær ekki 20 daga orlof að sumri.

Dæmi:
Starfsmaður sem fær vegna óska vinnuveitanda aðeins 16 daga orlof á sumarorlofstímabilinu, fær þá 25% lengingu á þá 4 daga sem upp á vantar og honum er gert að taka síðar. Hann fær því einn aukadag.  

Vetrarfrí vaktavinnufólks
Í nokkrum kjarasamningum, m.a. samningum SA og SGS / Eflingar vegna veitinga- og gistihúsa o.fl., er kveðið á um vetrarfrí vegna vinnu vaktavinnufólks á rauðum dögum. Þessir starfsmenn fá þá vaktaálag og vetrarfrídag vegna rauðra daga en ekki yfirvinnukaup / stórhátíðarkaup.

Ákvæði um vetrarfrí tengjast á engan hátt orlofslögum eða ákvæðum kjarasamninga um orlof. Sérstaklega er fjallað um vetrarfrí vaktavinnufólks í kafla um vaktavinnu.