Gerð ráðningarsamninga

Góður undirbúningur og vandaður ráðningarsamningur getur komið í veg fyrir ágreining síðar.

Þegar vinnuveitandi gerir ráðningarsamning við starfsmann er mikilvægt að hafa verkferla sem tryggja að staðið sé rétt að gerð samningsins og tekið sé afstaða til allra þeirra kjaraþátta sem máli skipta.

Þannig getur verið gott að hafa tékklista sem sá sem undirritar ráðningarsamning f.h. vinnuveitanda fer yfir og staðfestir að gætt hafi verið að öllum þáttum.

  • Er starfsheiti lýsandi / starfslýsing fullnægjandi?
  • Fullt starf eða hlutastarf?
  • Skylda til að vinna eftirvinnu eða yfirvinnu?
  • Ráðning til vaktavinnu eða að vaktavinna kunni að vera tekin upp
  • Laun séu ekki lakari er kjarasamningur sem gildir um starfið
  • Dagvinnulaun, föst laun, heildarlaun?
  • Vel skilgreint hvaða vinnutími er innifalin í launum, t.d. yfirvinna eða vinna í neysluhléum
  • Framsetning launaliðar, s.s. yfirborgunar
  • Tímabundin ráðning eða reynslutími?
  • Sérstakar skyldur sem hvíla eiga á starfsmanni.
  • Er á einhvern hátt vikið frá ákvæðum kjarasamnings og hvernig er það bætt með öðrum hætti?
  • Vísað sé til rétts kjarasamnings
  • Samningurinn uppfylli að öðru leyti lágmarksákvæði um efni ráðningarsamninga, sbr. samning SA og ASÍ um skriflega staðfestingu ráðningar

Það er hlutverk vinnuveitandans að útbúa ráðningarsamning og ber hann því hallan af óskýrri framsetningu.

Með því að nota ráðningarform SA og fylgja leiðbeiningum SA um notkun þeirra má koma í veg fyrir ágreining og kostnaðarsamar deilur.

Hvenær skal gera ráðningarsamning?

Á að gera ráðningarsamning innan 2 mánaða
Vinnuveitanda ber að staðfesta ráðningu og ráðningarkjör skriflega eigi síðar en tveimur mánuðum eftir að starfsmaður hefur störf. Frávik eru frá því ef starfsmaður er einungis ráðinn til eins mánaðar eða skemur eða ekki meira en átta klst. á viku.

Skrifleg staðfesting fyrir fyrstu launaútborgun
Í kjarasamningum iðnaðarmanna er áréttað að þegar um tímabundnar ráðningar / verkefnaráðningar er að ræða sé miðað við að skrifleg staðfesting ráðningar liggi fyrir áður en til fyrstu launaútborgunar kemur.

Mikilvægi þess að ganga frá skriflegri staðfestingu ráðningar áður en til fyrstu launaútborgunar kemur er einnig áréttað í kjarasamningi SA og SGS vegna greiðarsölustaða / ferðaþjónustu.  

Upphaf ráðningar - háskólamenn
Í kjarasamningum SA við félög háskólamanna segir að skriflegur ráðningarsamningur skuli gerður við upphaf ráðningar. Er það m.a. vegna þeirrar sérstöðu að kjarasamningarnir kveða ekki á um lágmarkslaun.

Mikilvægt að ganga frá ráðningarsamningi sem fyrst!
Þótt vinnuveitandi hafi almennt svigrúm í tvo mánuði til að ganga frá skriflegri staðfestingu ráðningar er mikilvægt að ganga sem allra fyrst frá meginþáttum ráðningarkjara, s.s. hvað varðar laun, vinnutíma, hvað sé innifalið í launum og aðra mikilvæga kjaraþætti. Það má t.d. gera með tölvupósti til starfsmanns þar sem ráðning er staðfesti og grein gerð fyrir helstu þáttum samkomulags.

Lágmarksákvæði ráðningarsamninga

Í samkomulagi SA og ASÍ um skriflega staðfestingu ráðningar er tilgreint hvað skuli að lágmarki koma fram í ráðningarsamningi / ráðningarbréfi. Ákvæði þessi er einnig að finna í 1. kafla almennra kjarasamninga SA:

1.  Deili á aðilum (nöfn og kennitölur vinnuveitanda og starfsmanns)
2.  Vinnustaður og heimilisfang vinnuveitanda
3.  Titill, staða, tegund starfs eða stutt lýsing á starfinu
4.  Fyrsti starfsdagur
5.  Lengd ráðningar sé hún tímabundin
6.  Orlofsréttur
7.  Uppsagnarfrestur
8.  Mánaðar- eða vikulaun, aðrar greiðslur og greiðslutímabil
9.  Lengd venjulegs vinnudags eða vinnuviku
10. Lífeyrissjóður
11. Gildandi kjarasamningur
12. Hlutaðeigandi stéttarfélag ef um það er að ræða.

Upplýsingar samkvæmt 6. - 9. tl. má þó gefa með tilvísun til kjarasamnings.

Staðlað samningsform SA telur mið af þessum lágmarkskröfum.

Nánar um lágmarksákvæðin:

1. Upplýsingar um aðila ráðningarsamnings
Auk venjulegra persónuupplýsinga um starfsmann geta aðrar upplýsingar svo sem um menntun eða starfsréttindi starfsmanns haft þýðingu, sér í lagi ef krafa er gerð um tiltekna menntun eða réttindi. Eðlilegt er í þeim tilvikum að kalla eftir staðfestingu á menntun / réttindum.

Heiti vinnuveitanda og kennitala koma fram. Eðlilegt er að nota heiti lögaðila eins og það er skráð hjá fyrirtækjaskrá.

Sjá nánar umfjöllun um ráðningarform SA.

2. Vinnustaður og heimilisfang vinnuveitanda
Tilgreina skal þann vinnustað þar sem starfsmaður mæti til vinnu dagsdaglega. Einnig skal skrá heimilisfang vinnuveitanda, ef það er annað en vinnustaður starfsmanns.

Sé ákveðnum vinnustað ekki fyrir að fara skal tekið fram að starfsmaður vinni á mismunandi vinnustöðum.

Sjá nánar umfjöllun um ráðningarform SA.

3. Titill, staða, tegund starfs eða stutt lýsing á starfinu
Gert er ráð fyrir að starfsheiti, staða eða tegund starfs sem starfsmaður er ráðinn í komi fram eða stutt lýsing á starfinu sé starfsheiti ekki lýsandi. Við gerð starfslýsingar er nauðsynlegt að verkefni séu ekki tæmandi talin enda getur verið nauðsynlegt að gera breytingar á starfi starfsmanns eða fela honum ný verkefni.

Sjá nánar umfjöllun um ráðningarform SA.

4. Fyrsti starfsdagur
Fram kemur í samningi hvenær starfsmaður hefur eða hóf störf.

5. Lengd ráðningar, sé hún tímabundin
Ráðningarsamningar eru almennt ótímabundnir og gilda þar til þeim er sagt upp með lög- eða samningsbundnum uppsagnarfresti.  

Ef ráða á starfsmann til ákveðins tíma eða verkefnis þarf að taka það sérstaklega fram í ráðningarsamningi. Tímabundnum samningi verður ekki sagt upp nema kveðið sé á um uppsagnarheimild í samningnum. „Reynslutími“ jafngildir ekki tímabundinni ráðningu.

Sjá nánar umfjöllun um ráðningarform SA.

6. Orlofsréttur
Orlofsréttur er almennt tilgreindur með tilvísun til gildandi kjarasamnings.

Sjá nánar kafla um orlof hér á vefnum.

7. Uppsagnarfrestur
Uppsagnarfrestur er almennt tilgreindur með vísan til gildandi kjarasamnings.

Sjá nánar umfjöllun um ráðningarform SA og kafla um slit ráðningarsamninga hér á vefnum.

8. Mánaðar- eða vikulaun, aðrar greiðslur og greiðslutímabil
Laun starfsmanns mega ekki vera lakari en gildandi kjarasamningur, heildstætt metið. Tilgreina skal mánaðar-, viku- eða tímalaun, einnig aðrar greiðslur ef þær eru til staðar.

Ef yfirvinnukaup reiknast ekki af umsömdum mánaðar- eða tímalaunum skal koma fram af hvaða launataxta yfirvinna er reiknuð af.

Greiðslutímabil launa skal koma fram, þ.e. hvort laun eru greidd mánaðarlega eða tíðar. Ef uppgjörstímabil launa er annað en almanaksmánuðurinn, t.d. 25. – 24. hvers mánaðar, þá kemur það fram í ráðningarsamningi.

Launabreytingar ráðast af þeim kjarasamningum sem um starfið gildir. Einungis kjarasamningar SA við félög háskólamanna eru án ákvæða um launabreytingar.  

Sjá nánar um ráðningarform SA og umfjöllun um launabreytingar, yfirborgun / bónus og jafnaðarkaup.

9. Lengd venjulegs vinnudags eða vinnuviku
Fram kemur hvort starfsmaður er ráðinn í fullt starf eða tiltekið starfshlutfall.

Fullt starf felur í sér að starfsmaður er ráðinn til að vinna þann vinnustundafjölda sem kjarasamningur tilgreinir sem fulla dagvinnu.

Ef starfsmaður er ráðinn til vaktavinnu skal það koma fram í ráðningarsamningi.

Sjá nánar umfjöllun um ráðningarform SA og kafla um vinnutíma hér á vefnum.

10. Lífeyrissjóður
Lífeyrissjóðsaðild ákvarðast af kjarasamningum, sbr. 2. mgr. 2. gr. laga nr. 129/1997 um skyldutryggingu lífeyrisréttinda og starfsemi lífeyrissjóða.

Sjá nánar kafla um lífeyrissjóði hér á vefnum.  

11. Gildandi kjarasamningur
Taka skal fram hvaða kjarasamningur gildir um ráðningarkjör starfsmanns. Rétt er að vísa til þess samnings með skýrum hætti, t.d. að kjör fari að öðru leyti eftir kjarasamningi SA og Eflingar v. veitinga- og gistihúsa.

12. Stéttarfélag
Stéttarfélagsaðild fylgir almennt þeim lágmarkskjarasamningi sem um starfið gildir. Ef fallist er á beiðni starfsmanns um að skila félagsgjöldum til annars félags er mikilvægt að taka fram að stéttarfélagsaðild hans hafi engin áhrif á umsamin ráðningarkjör.

Sjá nánar umfjöllun um ráðningarform SA.

13. Önnur atriði
Oft getur verið mikilvægt að fjalla um aðra þætti ráðningarsambands en skylt er að lágmarki. Undir form og eyðublöð má nálgast dæmi um samningsákvæði, s.s. vegna þagnarskyldu, samkeppni eftir lok ráðningar, höfundarétt o.fl.

Frávik frá ákvæðum kjarasamninga

Kjarasamningar kveða á um lágmarkskjör og er óheimilt að semja við starfsmann um að hann njóti lakari kjara.

Vinnuveitandi getur þó samið við starfsmann um frávik frá ákvæðum kjarasamninga, svo framarlega sem kjör skv. ráðningarsamningi eru ekki lakari en kjarasamningur, heildstætt metið.

Þannig getur vinnuveitandi t.d. samið um að vinna í neysluhléum sé innifalin í umsömdum launum starfsmanns, enda nýtur starfsmaður a.m.k. jafn góðra kjara. Yfirborgun á laun eru þá a.m.k. jafn há og þær greiðslur sem starfsmaður hefði fengið vegna vinnu í neysluhléum. Sjá umfjöllun hér á vefnum um yfirborgun og jafnaðarkaup.

 

 

Var efnið hjálplegt?

Þakka þér fyrir þitt álit.
Það væri gagnlegt að vita meira um hvað þér finnst.

Hjálpaðu okkur að bæta vefinn með því að gefa þitt álit á efni hans.